Prototipando ideas en 5 días

Definir si una idea tiene potencial o no, no debería ser una tarea del jefe. La decisión debería tomarse con evidencia y la evidencia se logra con validación.

En una entrada anterior mencioné el concepto de DCF: diseño centrado en el jefe, como uno de las barreras a superar a la hora de construir productos digitales. No puede ser que en casi 20 años de estar involucrados en procesos de digitalización sigamos pensando que la razón la tiene alguien detrás de un escritorio, así no funciona, la razón la da los datos, y los datos son el resultado de un proceso de validación - ojalá - continuo y con usuarios reales.

Por eso en esta entrada voy a contarles sobre Design Sprint, una metodología que está ampliamente probada que permite definir y prototipar ideas para validar rápidamente su potencial. La he implementado en más de 60 proyectos en Colombia y US, y cada vez encuentro nuevas formas y mejores resultados.

Un poco de historia

Desde 2003 Jake Knapp, un diseñador y BA en Artes, empezó a identificar varios vacíos en la forma como trabajaba y se gestionaban los entregables en los productos que se desarrollaban.

Hacia 2007 ingresó a Google y pudo vivir lo que él denomina como una “cultura de experimentación” no solamente a nivel de producto si no a nivel de las tareas que desarrollaba en el día a día… sin embargo seguía sintiendo que muchas veces las mejores ideas se quedaban en los escritorios de personas específicas en la organización, los equipos no siempre se enteraban y no existía una forma estructurada de poder entender o definir su potencial.

En una oportunidad, Jake tuvo que viajar a Estocolmo para probar la idea de un software que permitiera tener reuniones online, cómo solo iba a estar un par de semanas, él y su equipo decidieron lanzarse a construir un prototipo y una semana después tenían algo decente para presentarle a algunos compañeros de trabajo.

Decidieron entonces enviar el prototipo por email y empezar a usarlo para reuniones (claramente era un prototipo funcional), después de unos meses…muchos en la compañía lo usaban para sus reuniones y booom! este software es lo que hoy conocemos como Google Meet (Hangouts en su momento).

A partir de ahi, Jake y su equipo empezaron a usar la misma metodología de seleccionar un reto, prototipar rápidamente y validar. Hasta que conectaron con Google Ventures la división de Google encargada de seleccionar y financiar proyectos innovadores al rededor del mundo. En ese momento todo el proceso empezó a convertirse en una metodología estructurada, usada ya no solo con proyectos internos si no también con ideas y productos de startups… el resto es historia!

Ahora design sprint está consignada de manera detallada en el libro Sprint: how to solve big problems and test new ideas in just five days escrito porJake Knapp, John Seratsky y Braden Kowitz, ha sido utilizada por marcas como Slack, Lego, Harvard, Airbnb, The New York Times, entre otras, para llevar a cabo sus proyectos más innovadores.

¿Qué es Design Sprint?

En un proceso normal de construcción de producto existen generalmente 4 momentos: Idear, Construir, Lanzar y aprender para iterar. Aunque parece sencillo, este proceso de 4 pasos en algunas ocasiones está lleno de dificultades y burocracia lo que hace que las empresas lancen productos y servicios al mercado que no necesariamente solucionen dolores de los usuarios.

Design Sprint es una metodología que permite iterar las ideas y validarlas antes de construir un producto robusto para ser lanzarlo al mercado. Es una manera rápida pero valiosa de incluir al usuario en el proceso de desarrollo de ideas y productos mediante el diseño, validación y prototipado1. En pocas palabras, es llevar el mundo del diseño y la creatividad al mundo de los negocios.

Consta de 5 fases (en la versión original, recientemente han salido variaciones pero todas fundamentadas en los mismos pasos2): Definición del reto y mapa, diseño de soluciones, decisión, prototipado y pruebas con usuarios.

Design Sprint es un ejercicio de ir al futuro, construir un prototipo y ponerlo en las manos de los clientes potenciales para entender sus reacciones antes de entrar en nuestros procesos duros de desarrollo de productos con grandes inversiones en tecnología y demás.

¿Qué necesitamos para un Design Sprint?

Lo primero es definir un reto, problema a resolver, idea, como lo queramos llamar. Este es el punto de partida de todo.

Una vez tenemos definido el reto es necesario conformar el equipo que estará trabajando en el sprint. Este es otro punto fundamental para el éxito del proceso, el equipo debe ser diverso e interdisciplinario para que la construcción de la solución al reto tenga diferentes dimensiones y puntos de vista, aquí está parte del valor. El equipo debe organizarse de tal manera que existan por lo menos estos tres roles:

  1. Facilitadores: Personas que lideran el proceso, no están involucradas en el equipo, pero conocen la metodología, manejan los tiempos, guían al equipo.

  2. Decisor: Una persona que tiene el conocimiento suficiente sobre el reto y la estrategia que se quiere lograr. Su rol será “destrabar” al equipo cuándo las discusiones se tornen repetitivas… por creánme en algun punto pasará.

  3. Equipo General: los diferentes perfiles que están involucrados en la solución del reto.

Teniendo el reto y el equipo definidos, es clave separar los espacios en las agendas de todos. Si nos apegamos a la metodología serían 5 días seguidos full time, sin embargo se pueden hacer sprints de 3 días consecutivos o distribuyendo los días en un par de semanas, dependerá mucho de las caracteristicas del reto, y de la empresa.

El cuarto tema a tener en cuenta es el lugar donde desarrollaremos el sprint. Puede ser físico o virtual. Si es físico es importante que sea un espacio cómodo y que tenga las herramientas necesarias como papel, post-its, marcadores, conexión a internet, laptops, etc, recuerden que es el lugar donde el equipo estará durante 5 días.

Con las recientes limitaciones del trabajo presencial y el boom del trabajo remoto, también podemos desarrollar el sprint de manera remota, mi consejo siempre es utilizar un espacio de trabajo colaborativo como Mural o Miro donde el equipo pueda ir desarrollando cada etapa y a la vez colaborando en tiempo real. En esta modalidad se hace aún más importante conectar con las personas mediante icebreakers o ejercicios que acerquen al equipo.

Además en la modalidad remota es fundamental preparar el tablero colaborativo que vamos a usar, esto significa diseñar dicho tablero, incluir instrucciones, gráficas, ilustraciones, definir los espacios de trabajo y el outcome esperado. Aquí puedes ver un ejemplo de un tablero que he usado en varios proyectos.

¿Cómo funciona?3

Hablemos un poco de cada una de las fases de un Design Sprint:

Definiendo el reto

Como lo describí anteriormente, es clave tener un reto a resolver. En la mañana del primer día el objetivo es decidir dicho reto, este debe tener una visión de largo plazo y ser inspirador. Una vez decidido el reto de largo plazo, el objetivo es “mapear” dicho reto, y con “mapear” me refiero a dibujar un flujo alto nivel de la experiencia que un usuario tendría para resolver dicho problema.

El mapa se ve como algo así:

No debe ser algo detallado! normalmente en este punto los miembros del equipo con un background técnico o de operaciones empujarán por diseñar un flujo muy detallado, pero OJO! no es el objetivo, recordemos que tenemos solo una semana y vamos a empezar a diseñar un prototipo no un producto completo.

Aquí discusiones como que pasa con los errores que pueden salir, o los equipos que van a operar, o incluso las consideraciones legales y de riesgo, no deberían tener lugar. Todas estas variables serán discutidas en una fase posterior donde la idea haya sido probada y el producto esté claro.

Al final del día este flujo debe ser validado con expertos, personas que tengan conocimiento de la industria y el problema que se quiere resolver, ojalá externos a la empresa.

A diseñar soluciones

Una vez definimos el problema, y validamos el mapa con expertos, tendremos algunos insights importantes para empezar a diseñar. El gran objetivo de esta fase es que cada miembro del equipo piense y diseñe soluciones al problema basados en el mapa y la validación con expertos.

Para esto se suele seguir un proceso en 3 partes:

  1. Revisión de referentes: posibles experiencias de otros productos y de otras industrias que nos pueden dar ideas sobre como diseñar la nuestra. Estos referentes son compartidos entre cada miembro del equipo.

  2. Crazy 8’s: un ejercicio de diseño e ideación rápida, cada uno toma una hoja la dobla hasta tener 8 recuadros, y en 8 minutos dibuja su propuesta de experiencia, un paso por cada recuadro.

  3. Escoger 3 escenas: Una vez cada uno tiene las 8 escenas, tendrá que seleccionar solo 3, aquellas que crea son las mas relevantes para resolver el problema.

Una vez se tienen las tres escenas la idea es describir al detalle lo que sucede en cada una de ellas…muy muy al detalle! en este momento tendremos que priorizar el pensamiento crítico y la practicidad, sobre el buen diseño, así que no hay que preocuparse porque los sketch estén perfectos, simplemente que logren explicar la experiencia.

En este día es bueno empezar a reclutar a las personas que estarán en las pruebas del final del sprint, agendando dichas entrevistas y demás.

Decidiendo

Y llega el día 3. Momento de decidir la experiencia que se va a prototipar.

Inicialmente se hace un ejercicio conocido como Crítica Rápida, cada miembro del equipo expone sus escenas y recibe retroalimentación por parte del resto. Una vez todos hayan expuesto sus diseños, el equipo procederá a votar para decidir cuales son las mejores escenas y las que mejor se ajustan a resolver el problema.

Decididas las escenas, es momento de ponernos serios con el diseño (jeje) …, ahora la idea es que todo el equipo trabaje en un storyboard donde se detalle al máximo el paso a paso que el usuario tendría dentro del producto o servicio, este será la base para construir el prototipo al siguiente día.

Prototipando

Cuarto día y aquí es el momento de ponernos manos a la obra!

Lo primero de esta fase es decidir como construir el prototipo, y dependerá de si estamos construyendo un producto digital, un servicio, o incluso un producto físico. Es normal sobre todo en servicios y productos físicos, que algunos miembros del equipo “se quejen” por la imposibilidad o el nivel de dificultad para prototipar, pero siempre…recuerden, siempre habrá una forma de hacerlo! hay que ser creativos!!!

Acá sugiero algunas herramientas para cada tipo de producto:

  1. Digitales: Figma, Sketch, Invision, Balsamiq, entre otros.

  2. Servicios o producto híbridos: Juegos de rol, videos, simulaciones…

  3. Productos Físicos: Impesoras 3D, maquetas, prototipos a escala.

Validando con usuarios

El último día es una fase divertida, es el momento de poner en manos de los usuarios nuestro prototipo. Siempre sugiero que las entrevistas sean 1:1 y de manera presencial, sin embargo las entrevistas a través de zoom o google meet también funcionan, lo importante es el contacto con el usuario! no encuestas, no formatos, si entrevistas. A partir de aquí el equipo sabrá que debe corregir, si el producto resuelve el problema y/o cuales deben ser los siguientes pasos!

¿Interesante? arriesgate a prototipar tus ideas y las de tus equipos! y si tienes alguna inquietud no dudes en escribirme: oscar@xtrategia.co

1

https://www.gv.com/sprint/

2

https://designsprintkit.withgoogle.com/methodology/overview

3

Libro: Sprint, how to solve big problems and test new ideas in just five days.